Au bout du compte, pour contribuer à la réduction des dépenses de l’entreprise, rationaliser les processus d’exploitation et de paiement ainsi que prendre des décisions d’affaires mieux éclairées, il vous faut une solution efficace qui allie paiement et information.
Plus de 80 % des entreprises sondées ont admis que les modes de paiement électronique comme les cartes de crédit simplifient l’accès à des données financières plus transparentes, ce qui peut réduire les coûts et permettre une meilleure gestion de la trésorerie.1
La Visa carte-conférences offre une solution de l’approvisionnement au paiement très flexible qui aide à simplifier les processus d’achat, de paiement, de réconciliation et de production de rapports de dépenses encourues par votre entreprise à l’égard des réunions, conférences et événements. Contrairement aux modes de paiement traditionnels, comme les chèques ou les virements bancaires offrant peu de données et de renseignements, la Visa carte-conférences constitue beaucoup plus qu’une simple solution de paiement électronique : votre entreprise dispose d’un outil stratégique pour planifier les réunions et conférences, gérer les budgets et réconcilier plus efficacement les dépenses.
Conformité avec les politiques de l’entreprise
Avec la Visa carte-conférences, le suivi des achats liés aux événements peut être distinct de celui des dépenses courantes liées aux voyages d’affaires et à l’approvisionnement. De plus, des limites de dépenses adéquates peuvent être fixées relativement aux réunions et conférences, notamment à l’égard des tarifs aériens, des groupes de chambres d’hôtel retenus, des salles de conférence, des repas des participants, etc. Le programme de la Visa carte-conférences permet également :
- La conformité avec les politiques de l’entreprise en matière de réunions, conférences et événements
- La transparence des dépenses consolidées à l’égard des réunions et conférences dans toute votre organisation : services, divisions et filiales
- La souplesse de répartir les cartes ou les comptes virtuels (comptes sans carte utilisés par plusieurs personnes) pour surveiller les dépenses en fonction d’un critère précis : réunion ou conférence, service, centre de coûts, fournisseur ou type de dépenses
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Contrôle accru des dépenses liées aux réunions, conférences et événements
Il est possible d’émettre une seule ou plusieurs cartes avec une limite de dépenses fixée selon le budget autorisé, ce qui permet d’assurer que les dépenses relatives aux réunions et conférences respectent le budget. Votre entreprise peut décider de gérer les dépenses liées aux réunions et conférences à l’aide de comptes comportant un montant prédéterminé qui baisse avec chaque achat.
Pour que les employés se conforment aux politiques de l’entreprise, chaque Visa carte-conférences peut être assortie d’autres modes de contrôles au moyen de limites de transactions et d’une acceptation de la carte restreinte chez certains marchands. Pour une plus grande tranquillité d’esprit, votre entreprise est en outre protégée contre toute utilisation abusive de la carte par un employé grâce à l’assurance dégagement de responsabilité de l’entreprise de Visa.
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Pour les planificateurs d’événements : commodité, souplesse et sécurité
Avec la Visa carte-conférences, les planificateurs d’événements ont un accès instantané et commode à des fonds pour le paiement d’achats relatifs à un événement, que ce soit en ligne, par téléphone ou chez un fournisseur.
Une carte de crédit peut réduire jusqu’à 75 % les coûts de traitement par transaction2.
En réduisant les processus de réconciliation et de paiement faits manuellement à l’égard des bons de commande, factures et chèques imprimés, la Visa carte-conférences permet aux planificateurs d’événements de se concentrer plus efficacement sur la gestion des réunions, conférences et événements.
- Des comptes virtuels (comptes sans carte utilisés par plusieurs personnes) offrent aux planificateurs d’événements toute la souplesse voulue pour respecter les échéances de paiement fixées par les fournisseurs, notamment un dépôt pour la réservation d’un emplacement pour une réunion ou une conférence.
- Les planificateurs d’événements peuvent aussi obtenir des avances de fonds aux guichets automatiques bancaires (GAB) ou à une succursale pour le paiement en espèces de certaines dépenses, y compris les pourboires au personnel hôtelier.
- La Visa carte-conférences peut aider les planificateurs à organiser leurs événements avec succès, au pays ou ailleurs dans le monde.
- Pour contribuer à la sécurité et à la protection, des avantages optionnels comme l’assurance accidents en voyage, le remboursement des bagages perdus, l’assurance contre les retards en voyage, le remboursement des objets volés à l’hôtel, les services d’ugence en voyage, et plus encore, peuvent être intégrés à la Visa carte-conférences.3
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Optimisation des relations avec les fournisseurs
La Visa carte-conférences peut vous aider à établir de meilleures relations avec vos fournisseurs puisqu’ils peuvent économiser grâce à la rationalisation de vos commandes, tout en étant assurés d’un paiement rapide. Ces avantages peuvent également vous permettre de négocier de meilleurs prix avec vos fournisseurs.
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Transparence accrue en ce qui a trait aux dépenses liées aux réunions, conférences et événements
Les données et outils de production de rapports sur le Web, accessibles par Visa Information Management (VIM) [Gestion des renseignements de Visa], aident à rendre la gestion de vos dépenses plus efficace, plus rentable et plus sécuritaire avec votre Visa carte-conférences.
- Accès aux renseignements sur vos transactions et aux données de votre compte électronique concernant l’hébergement, les vols aériens et autres (le cas échéant) à l’aide de fonctions comme des rapports simplifiés, des outils de production de rapports sur la répartition des coûts et des dépenses, des relevés de titulaires de carte et des extraits de dossier.
- Consolidation automatique des données sur les dépenses pour tous vos programmes de cartes commerciales Visa (y compris Visa carte-conférences, Visa Approvisionnement, Visa Entreprise et Visa Commerciale) dans l’ensemble des services, divisions et filiales afin de fournir à la direction un aperçu regroupé de toutes les dépenses relatives aux déplacements, à l’approvisionnement et aux réunions et conférences.
Les données sur les transactions avec la Visa carte-conférences peuvent aussi être fournies pour une meilleure intégration avec la planification des ressources de l’entreprise (PRE), la gestion des dépenses ou des réunions et conférences et les systèmes du grand livre général. Ces renseignements permettent d’avoir une vue d’ensemble de toutes les dépenses organisationnelles, tout en gagnant du temps pour la réconciliation des dépenses au centre de coûts et dans les comptes du grand livre général.
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Soutien en matière de gestion intégrale des réunions, conférences et événements
En vue de vous apporter une solution de gestion stratégique et intégrale des réunions et conférences,Visa a établi une alliance stratégique avec Arcaneo, développeur du logiciel de gestion des réunions et conférences Metron, de façon à y intégrer les données sur les transactions avec la Visa carte-conférences. Le logiciel Metron peut vous aider à gérer le processus complet de planification des réunions et conférences, y compris :
- La gestion des budgets et la surveillance des coûts
- L’intégration des données sur les transactions avec la Visa carte-conférences
- Le suivi des demandes de réunions et de conférences et le programme des événements
- La recherche de salles, de fournisseurs et d’options en matière de voyage
- La préparation et la publication d’appels d’offres pour les fournisseurs
- La recherche des pratiques exemplaires dans l’industrie et leur mise en œuvre
- La gestion des choix de sites, de la configuration des salles de réunion et de conférence et des réservations des participants
- L’organisation du programme et des séances
- La publication en ligne de formulaires d’inscription pour les participants, de sondages, d’évaluations et de publipostages électroniques
- La coordination des invitations et inscriptions des participants
- L’évaluation des résultats d’une réunion ou d’une conférence
- La quantification du rendement sur l’investissement relatif aux réunions et conférences
- La préparation de rapports pour les principaux membres de la direction
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